2013-09-06 07:30:45.0黄敏清广州石化：14天完成半年的工作量档案,借阅,系统,石化,时间,利用,装置,档案馆,流程,同步111043石化要闻新闻/enpproperty--> 中国石化新闻网讯（记者黄敏清 通讯员陈亚静）近日，广州石化档案馆仅用了14天的时间，为青岛安全工程研究院提供了10套装置竣工图共24485件、近50000张的图纸电子原文，为如期完成广州石化“现场应急救援辅助决策系统、石油化工装置仿真系统模拟演练与评估系统”创造了条件。这种工作量，在以前需要半年左右的时间。 5月底，广州石化消防支队人员带领中国石化青岛安全工程研究院的3名人员来到档案馆，提出借阅常减压3号蒸馏装置、100万吨/年催化重整联合装置等10套装置的竣工图，目的是为广州石化建立“现场应急救援辅助决策系统、石油化工装置仿真系统模拟演练与评估系统”作为参考依据。 如此大量的档案借阅，实物借出不利于保护档案，档案借出后复印过程耗时费力，需要一大笔复印费，还会影响到其他档案工作的开展，同时对利用者远程携带和利用也会带来诸多不便。借助目前馆藏档案竣工图数字化率100%的便利条件，档案馆果断决定提供电子原文借阅，整个借阅流程只需电脑操作便可全部完成，节省了实物档案进出库的诸多环节和时间，提高了效率，保护了档案，方便了利用。 为提高档案查全率和查准率，档案馆成立了专门的服务工作小组，制订了详细工作流程，对小组成员进行了明确分工。为做好查询指导工作，档案馆对利用档案的3名人员进行档案查询系统的指导，详细介绍广州石化档案的分类、档案的排列规律，演示档案查询系统的功能和多种查询方法的使用，以及档案借阅登记流程操作过程，并提出好的建议和方法。 为节省查阅时间，工作小组成员从借阅流程的每个环节上想办法，优化操作细节。在加密环节，根据加密软件的操作，采用减少文件夹的层次，改变命名方式，使加密操作从2.4多万次减少到33次。同时，采取“办理借阅审批手续和档案查询指导同步，数据筛选与提交借阅流程同步，电子原文的提取、密级甄别与加密工作同步，数量核对、借阅登记与加密工作同步”等四同步措施，大大缩减了处理时间。在短短的14天时间内，档案馆共提供图纸电子原文24485件、近50000张，不但确保了利用工作任务的圆满完成，而且创下了提供利用档案数量最大、时间最短的历史记录。
