经销商如何建立自己的档案管理系统

A货网为例：　　较为合理的通路结构部署：　　从这两张表上就不难看出，这个经销商的通路结构更多的还停留批发团购等传统通路上，对逐渐将占据主导零售地位的大型卖场及连锁便利店重视不够。每个产品的通路结构和比重都是有所区别的，经销商要想让所有的经销产品都赚钱，就得分门别类的对每个产品的通路结构状况作出分析，并及时调整。　　这张表一般是与厂家的驻地业务人员 共同制定更新的，从全局的高度来看某产品的市场工作状况，也是向厂家争取市场投入的重要依据。(一般来说，经销商的市场工作达到一定标准的基础上，厂家才会考虑市场投入)　　XX产品的年度促销计划一览表：　　这张表是要与厂家代表共同来制定的，分别标明线上广告与线下活动所起到的预期作用与针对方向，注意线上广告投入与线下活动的相结合，发挥最大的市场拉动作用。从总体上明确厂家对市场的整体建设规划及起动步骤。再者，明确双方的费用承担情况，避免后期扯皮。　　XX产品的X月度促销状况一览表：　　这张表是年度促销计划的月度细化分解图，便于业务人员作为制定月度工作计划的重要依据。　　经销商的资料档案系统的应用　　经销商的资料档案系统基本上就是上述的四大块，制作完成后，经销商首先要根据资料重要性及保密性，要区分出那些资料是完全公开的，那些是限级别查阅的，那些又是仅限老板自己的看的。　　这么一套资料建立之后，可不是锁在老板档案柜里就万事大吉了，关键在于如何去运用这套档案系统去发挥其应有的左右。一般来说，经销所整理编写的档案资料系统主要可用于以下几个方面：　　1) 便于经销商的业务人员及厂家驻地人员的快速全面的熟悉市场状况，特别是出现新员工进入或是区域管理轮换的时候。　　2) 陈列促销一览表之类市场运作资料作为督促考核业务人员工作的直观表现形式和依据。　　3) 铺货/陈列计划的制定依据。　　4) 销量的预算及分解。　　5) 市场容量及发展趋势的分析与测算。　　6) 产品结构调整或工作重心调整的依据。　　7) 前面有提过，拥有完整的市场资料档案系统，一方面是向上游企业包装了自己，另一方面也是面向员工展现了经销企业化的发展方向与实际动作，从而吸引更多优秀员工加入。　　关于经销商的档案管理系统，还有几个补充点：　　a) 这套档案系统不是老板一个人或是丢给几个业务人员就能做的出来的，而是要全员投入，根据各人所掌握的资讯状况，各划一块去分头收集整理。　　b) 档案的建立工作也不是一劳永逸，市场时时刻刻都在变，而是要根据档案不同的属制定相应的更新完善频率。　　c) 员工要花许多的时间和精力来收集整理这些数据资料，有的可能还是在工作时间之外做的，付出就要有回报，及时的让参与收集制作的员工分享到这套资料档案，让业务人员切身感受这套档案系统给工作带来的便利性与使用性，有了利益点。员工才能有兴趣进行档案持续的更新与完善工作。　　现在我们所谈的这套看起来有点复杂的档案管理系统，也许现在有许多经销商看起来觉得没有多大的必要性或是认为过于领先了，也有些经销商认为自己的脑袋最好使，但随着市场竞争格局的改变，要想生存和发展，科学化规范化直至企业化的已是必然，这套档案管理系统在不远的未来就是象营业执照一样属于经销商必备品了。